Những trường hợp được cấp đổi sổ đỏ sang sổ hồng

Theo đó, “sổ đỏ” thường chỉ giấy chứng nhận quyền sử dụng đất bìa đỏ cấp theo các quy định trước đây, còn “sổ hồng” là tên quen thuộc của giấy chứng nhận màu hồng cánh sen, áp dụng từ ngày 10/12/2009. Từ ngày 1/8/2024, khi Luật Đất đai 2024 có hiệu lực, cả hai cách gọi đều quy về một tên pháp lý chung là Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất. Từ ngày 1/1/2025, khi thực hiện thủ tục cấp mới, cấp đổi, cấp lại, người dân nhận giấy theo mẫu mới ban hành kèm Thông tư 10/2024/TT-BTNMT.

Nguyên tắc quan trọng nhất nằm ở khoản 3 và khoản 4 Điều 256 Luật Đất đai 2024: giấy chứng nhận đã cấp theo quy định của pháp luật trước ngày luật có hiệu lực vẫn có giá trị pháp lý và không bắt buộc đổi sang mẫu mới. Nghĩa là một cuốn sổ hợp pháp cấp từ nhiều năm trước vẫn dùng bình thường để chuyển nhượng, thế chấp, tặng cho hay thừa kế. Việc sáp nhập đơn vị hành chính cũng không buộc người dân phải đổi sổ; việc đăng ký biến động chỉ thực hiện khi người sử dụng đất có nhu cầu.

Các trường hợp cấp đổi hiện được quy định tại Phụ lục I, Phần V Nghị định 151/2025/NĐ-CP, nội dung tương ứng Điều 38 Nghị định 101/2024/NĐ-CP trước đó. Có thể chia 8 trường hợp này thành ba nhóm.

Nhóm thứ nhất là đổi chủ động và đổi vì sổ hư hỏng. Người sử dụng đất có nhu cầu đổi giấy chứng nhận đã cấp trước ngày 1/8/2024 sang mẫu mới thì được cấp đổi mà không cần lý do đặc biệt. Giấy chứng nhận bị ố, nhòe, rách, hư hỏng cũng thuộc diện được cấp đổi.

Nhóm thứ hai liên quan đến thông tin thửa đất. Gồm các trường hợp giấy chứng nhận cấp chung cho nhiều thửa nay muốn cấp riêng từng thửa theo nhu cầu; mục đích sử dụng đất ghi trên sổ khác với phân loại đất theo Điều 9 Luật Đất đai 2024 và nghị định hướng dẫn; vị trí thửa đất trên sổ không chính xác so với thực tế sử dụng tại thời điểm cấp; và kích thước các cạnh, diện tích, số hiệu thửa thay đổi do đo đạc lập bản đồ địa chính hoặc trích đo, trong khi ranh giới thửa đất không đổi.

Nhóm thứ ba liên quan đến người đứng tên. Nếu quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền là tài sản chung của vợ chồng nhưng sổ chỉ ghi tên một người, hai vợ chồng có thể đề nghị cấp đổi để ghi cả hai. Với sổ cấp cho “hộ gia đình”, các thành viên có chung quyền sử dụng đất có thể yêu cầu cấp đổi để ghi đầy đủ tên từng người; việc xác định ai là thành viên có chung quyền do các thành viên tự thỏa thuận và chịu trách nhiệm trước pháp luật.

Tuy nhiên, cấp lại chỉ áp dụng khi mất giấy chứng nhận hoặc giấy bị thu hồi để cấp lại. Cấp mới là các trường hợp bắt buộc phải cấp giấy mới thay vì xác nhận biến động trên sổ cũ, như tách thửa, hợp thửa hoặc sổ không còn dòng trống để xác nhận thay đổi.

Hồ sơ cơ bản gồm đơn đăng ký biến động theo Mẫu số 18 ban hành kèm Nghị định 151/2025/NĐ-CP và bản gốc giấy chứng nhận đã cấp. Trường hợp đổi do thay đổi kích thước, diện tích, số hiệu thửa sau đo đạc thì cần thêm mảnh trích đo địa chính thửa đất. Nếu hộ gia đình muốn ghi đủ thành viên, đơn phải kê khai đầy đủ thông tin các thành viên đó. Hồ sơ nộp tại Bộ phận Một cửa, Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai.

Về thời hạn, các trường hợp đổi nêu trên được giải quyết không quá 5 ngày làm việc, riêng trường hợp thay đổi do đo đạc về kích thước, diện tích, số hiệu thửa là không quá 10 ngày làm việc. Với trường hợp cấp đổi đồng loạt cho nhiều người sử dụng đất do đo đạc lập bản đồ địa chính, thời gian thực hiện theo dự án đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt. Lệ phí do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quyết định nên có thể khác nhau giữa các địa phương.

Dù không có mốc thời hạn bắt buộc, có những tình huống người dân nên cân nhắc đổi sớm. Sổ rách, nhòe, khó đọc thường gây trở ngại khi công chứng hoặc xác minh pháp lý. Đất là tài sản chung của vợ chồng nhưng sổ chỉ đứng tên một người dễ phát sinh vướng mắc khi tặng cho, thừa kế hoặc thế chấp. Mục đích sử dụng, vị trí hoặc diện tích ghi trên sổ không khớp thực tế cũng cần điều chỉnh sớm để tránh tranh chấp về sau. Về nguyên tắc, cấp đổi là thủ tục hành chính để cập nhật thông tin, không làm thay đổi quyền sử dụng đất đã được công nhận.

Ngược lại, người dân không nên vội vàng vì các thông tin thổi phồng về việc phải đổi sổ trước một thời điểm nào đó, hoặc giao hồ sơ cho dịch vụ trung gian khi chưa nắm rõ mình thuộc trường hợp nào. Trường hợp sổ đang thế chấp tại ngân hàng, nên liên hệ tổ chức tín dụng nhận thế chấp và cơ quan đăng ký đất đai để thống nhất cách thực hiện. Một cuốn sổ đúng thông tin, đúng chủ thể, đúng hiện trạng mới là nền tảng pháp lý vững chắc cho tài sản lớn nhất của nhiều gia đình.

Hoàng Nguyễn